Usein Kysyttyä

1. Seuramme jäsenien salasanojen ja käyttäjätunnusten unohtelusta aiheutuvat tehtävät halutaan pois seuran vapaaehtoistoimijoilta. Miten tämä puoli tietoturvaa hoituu myClubissa?

Kaikki tietoliikenne on myClub-palvelussa suojattua, ja salasanat ovat järjestelmässä vahvasti salattuja. Vain jäsen itse voi määritellä itselleen oman käyttäjätunnuksen ja salasanan. Jäsenen unohtaessa salasanansa voi hän alustaa itselleen uuden salasanan. 

Seuran vastuuhenkilöiden ei tarvitse huolehtia enää jäsenien salasanojen ja käyttäjätunnusten määrittelystä.


2. Kun yritän lisätä uutta jäsentä myClubiin niin saan virheilmoituksen ”Nimi on jo käytössä” enkä voi tallettaa henkilötietoja. Mikä neuvoksi?

Tämä kertoo siitä, että henkilö on jo järjestelmässä ja yrität tehdä duplikaattia henkilöstä. myClub ei huoli saman seuran sisälle kahta täsmälleen samannimistä henkilöä. Tämä johtuen siitä, ettei seura tee turhaan duplikaattijäseniä, jolloin ei jäsenen laskutushistoria, läsnäolohistoria eikä seuran jäsenmäärätilastot enää täsmää.
Jos poikkeuksellisesti seurassa on kaksi saman nimistä henkilöä voi toisen henkilön kohdalta lisätä nimi-kenttään esimerkiksi etunimen lisäksi vielä toisen nimen.
"Nimi on jo käytössä" - virheilmoitus kertoo siis yleensä siitä että yritetään tehdä duplikaattia.
Kun sinulle tulee eteen vastaavanlainen tilanne ja et voi tallettaa henkilöä rekisteriin "Nimi jo käytössä", tarkista ensin onko henkilö jo myClub-järjestelmässä seuraavalla tavalla.
A)
  • mene "Jäsenet"-sivulle ja valitse juuriryhmä aktiiviseksi.
  • kirjoita syötekenttään henkilön sukunimi ja klikkaa "etsi"-nappia
  • Jos henkilö löytyy, mutta ei ryhmässä jossa henkilöä kaipaisit, niin siirrä henkilö haluttuun ryhmään. Valitse henkilö jäsenlistasta rastilla ja klikkaa "siirrä ryhmään" -> valitse ryhmä johon henkilö kuuluu.
B)
JOS et löydä henkilöä juuriryhmästä, niin aktivoi ensin juuriryhmä. Klikkaa "Lisää hakuehto" > "Ei ryhmän jäsen" (aseta).
Nyt näet kaikki henkilöt, jotka eivät kuulu yhteenkään ryhmään. Voit palauttaa ryhmistä poistetut jäsenet valitsemalla henkilöt jäsenlistasta rastilla ja siirtämällä henkilöt takaisin haluttuun ryhmään.
Vinkki: Kun henkilö halutaan lisätä useaan ryhmään, ei tule luoda uutta jäsentä jokaiseen ryhmään, vaan luodaan yksi jäsen ja lisätään henkilölle jäsenyys haluttuihin ryhmiin.
Jäsenyyden lisääminen:

Joko jäsenet sivuilta käyttämällä toimintoja "lisää jäseniä ryhmään" (aktiivinen ryhmä), "siirrä valitut jäsenet ryhmään" tai tapahtumat sivulta valitun ryhmän tapahtumassa "Lisää jäseniä tapahtumaan". Jäsenet saavat myös automaattisesti tietyn ryhmän jäsenyyden kun esimerkiksi ilmoittautuvat tämän ryhmän tapahtumaan tai heidän merkitään läsnä olevaksi ryhmän tapahtumassa.


3. Minulla ei näy yhtään ryhmämme tapahtumaa eikä tiedotetta myClub Flow -sivulla.

Sinulla ei ole jäsenyyttä kyseiseen ryhmään. myClub Flow -sivulla näytetään jäsenelle sisäiset tapahtumat ja tiedotteet personoidusti sen mukaan mihin ryhmiin henkilö kuuluu.


4. Testasin jäsenrekisteriä testijäsenillä. En ole onnistunut poistamaan luotuja jäseniä jäsenlistasta. Kuinka poistot tehdään?

Jäsenyyden poisto ryhmästä

A)
Jos haluat poistaa jäsenen jäsenyyden kaikista ryhmistä

  1. Klikkaa ”Jäsenet”-sivu auki
  2. Valitse juuriryhmä aktiiviseksi (sivun vasen ylälaita)
  3. Valitse jäsenlistan vasemmasta reunasta rastilla kaikki poistettavat jäsenet
  4. Klikkaa jäsenlistan yläosasta aktivoitunutta ”Poista ryhmästä”-linkkiä

B)
voit myös poistaa yksittäisen henkilön jäsenyyden seuraavasti

  1. Klikkaa ”Jäsenet”-sivulla henkilöä, jonka haluat poistaa ryhmästä.
  2. Jäsenen muokkaus-ikkunassa, haluamasi jäsenyyden kohdalta valitse poista ”rasti” ja klikkaa ”Talleta”-nappia.

Jäsenen poisto myClub-järjestelmästä

Jos haluat poistaa henkilön koko myClub-järjestelmästä

  1. Klikkaa ”Jäsenet”-sivu auki
  2. Poista henkilö ensin kaikista ryhmistä
  3. Valitse juuriryhmä aktiiviseksi (sivun vasen ylälaita)
  4. Lisää hakuehto ”Ei ryhmän jäsen” -> nyt näet kaikki henkilöt jotka eivät kuulu yhteenkään ryhmään.
  5. Valitse jäsenlistan vasemmasta reunasta rastilla kaikki tuhottavat jäsenet
  6. Klikkaa jäsenlistan yläosasta aktivoitunutta ”Poista jäsenet”-linkkiä

Jäsenen lopullinen poistaminen järjestelmästä on sallittua vain pääkäyttäjälle. Poiston yhteydessä jäsenen koko jäsentilihistoriadata poistuu järjestelmästä ( laskut, harjoituskerrat jne. )


5. En saa poistettua luomaani lisäkenttää. Loin useamman lisäkentän ja osassa oli vain poista toiminto. Miten poisto onnistuu?

Kun lisäkenttiä on otettu käyttöön, lukitsee järjestelmä ne jos yhdelläkin henkilöllä on määritelty jotain kyseiseen lisäkenttään. Näin ei esimerkiksi vahingossa satojen henkilöiden tiedot katoa. Jos haluatte poistaa tehtyjä lisäkenttiä, tulee kaikkien jäsenien tiedot tyhjentää tämän kentän osalta. Kun kaikki kentät ovat tyhjiä, aktivoituu ”poista”-toiminto asetuksista.  


6. Saan toistuvasti ilmoitukseni että selaimeni versio on liian vanha vaikka käytän uusinta Internet Exploreria?

myClub tukee seuraavia selaimia: Chrome, Firefox, Safari sekä Internet Explorer 8 tai uudempi.

Jos sinulla on käytössä IE 8 tai uudempi varmista että Yhteensopivuusnäkymä on pois päältä. Lisätietoa:  http://windows.microsoft.com/fi-fi/windows7/why-dont-some-websites-display-correctly-in-internet-explorer-8 .

Jos sinulla on Yhteensopivuusnäkymä ("compability mode") päällä IE toimii 7.0 version ominaisuuksilla eikä uuden selaimen ominaisuudet ole käytössä.


7. Miten saan muutettua laskua, jos tulee kirjoitettua vääränlainen lasku?

A) Avaa kyseinen lasku ja klikkaa haluttu lasku muokkaustilaan. Muuta laskua ja tallenna

B) Toinen vaihtoehto on poistaa lasku kokonaan ja tehdä uusi. Jos olet jo lähettänyt laskun jäsenille, tämä ei ole suositeltavaa, sillä tuolloin viitemaksut eivät kohdennu oikein. Toimi tällöin kohdan A) mukaisesti


8. Jäsenten maksamat maksut eivät näy päivittyvän automaattisesti kun henkilö maksaa laskun. Miten tämän saa toimimaan?

Maksutilanteen päivitys myClubissa tapahtuu joko pankin viitemaksusuoritustiedoston avulla tai käsin. 

1. LASKUTUSRESKONTRAN HALLINTA PANKIN ”SAAPUVAT VIITEMAKSUT”-PALVELUN AVULLA

Laskureskontran hallinta helpottuu, nopeutuu ja virhesyötteet poistuvat kun tilaatte pankiltanne  "saapuvat viitemaksut"-palvelun. 
Viitemaksusuoritukset ladataan verkkopankista tiedostoon omalle tietokoneelle. Tallennettu tiedosto ladataan myClubiin seuraavasti

  1. Mene "Laskut”-sivulle
  2. Klikkaa ”Saapuvat viitemaksut" -kohdassa ”Valitse tiedosto”-nappia ja valitse tallennettu viitemaksusuoritustiedosto
  3. Klikkaa ”Päivitä”-nappia

Katso video-ohje (1:21)

"Saapuvat viitemaksut"-palvelu (vanha konekielinen tiliote) maksaa vuositasolla hieman pankista riippuen noin 100 euroa ( +/- )
Palvelun tilaatte omalta pankiltanne. Tilausta varten tarvitsette pankkiin seuraavaa

  • hallituksen pöytäkirja, jossa palvelun hankinnasta on tehty päätös
  • Lisäksi tarvitsette pankkiin yhdistyksen säännöt

Aineiston haku vähintään kerran viikossa -> jos saa päivittäin niin parempi. Aineistohaussa siis haetaan haluamanne tilien viitteelliset maksusuoritukset. 

2. LASKUTUSRESKONTRAN HALLINTA KÄSIN

Maksusuoritusten päivittäminen käsin.  Katso video-ohje (1:06)
HUOM!
Jos käytätte  ”Saapuvat viitemaksut”-palvelua, niin käsin syöttöä ei tule tehdä ettei maksuista synny tuplasummia.

Käsin syöttö on perusteltua, jos jäsen ei epähuomiossa ole käyttänyt viitenumeroa maksaessaan ja tilinhoitaja joutuu käsin etsimään tiliotteesta kyseistä maksusuoritusta.


9. Voimmeko tehdä laskuja myClubilla myös seuramme asiakkaille ja sponsoreille?

Kyllä voitte. Luot vain jäsenen ja määrittelette " Yritys/Yhteisö"-kenttään yrityksen nimen, etu + sukunimi kenttiin kontaktihenkilön tiedot. Voitte lisäksi poistaa rastin "Salli kirjautuminen"-kentästä, jos haluatte ettei asiakkaat ja sponsorit voi kirjautua myClub-jäsenpalveluun. 

Voitte lisätä myös välikerroksen ( ”Asetukset > Ryhmät”), niin saatte jäsenlistauksessa helposti eroteltua varsinaiset jäsenet ja sponsorit. 

Esimerkiksi:

1. Oma seura ry
1.1 Varsinaiset jäsenet
1.1.1 Joukkue X
1.1.2 Joukkue Y
1.2 Asiakkaat ja Sponsorit

Kun ryhmä 1.1 on aktiivisena, näet seuran kaikki jäsenet Ryhmään 1.2 lisäät kaikki seurasi asiakkaat


10. Meillä on aikaisemmasta järjestelmästämme jo olemassa jäsenillämme jäsenkortit viivakoodilla varustettuna. Onko mahdollista käyttää samoja jäsennumeroita, jottei kaikille tarvitsisi vaihtaa jäsenkorttia?

On mahdollista hyödyntää vanhoja kortteja. Päivitä jäsennumerot  "Jäsenet"-sivulla

  1. Klikkaa haluttua henkilöä, jolloin jäsenen muokkaustila aukeaa.
  2. "ammu" viivakoodilukijalla tai kirjoita käsin vanhan jäsenkortin numero henkilökortin kohtaan "jäsennumero"

11. Jos minulla on ryhmän ”Leirit ja muut tapahtumat” alla “Kesäleiri”- tapahtuma, niin en pysty lisäämään tapahtumaan jäseniä muista seuramme ryhmistä.

Voit lisätä henkilöitä myös muista ryhmistä esimerkiksi seuraavasti:

Tapa A)

  1. Avaa kyseinen tapahtuma
  2. Klikkaa "Lisää jäseniä tapahtumaan"
  3. Klikkaa "Lisää hakuehto"  > "Ei ryhmän jäsen"
  4. Valitse halutut henkilöt ja paina "Tallenna"

Tapa B)

  1. Avaa kyseinen tapahtuma
  2. Kirjoita henkilön nimi tekstisyötekenttään ja valitse listasta.

12. Meillä on salilla viivakoodinlukija, kuinka suoritamme harjoitusmerkinnät viivakoodilukijalla?

  1. Yhdistätte viivakoodilukijan tietokoneeseenne
  2. Kirjaudu myClubiin ja avaa ”tapahtumat”-sivu
  3. Klikkaa ”näytä nykyinen viikko”-linkkiä ja sinulle suodattuu listaan vain sen hetkisen viikon tapahtumat
  4. Avaa haluttu harjoitustapahtuma klikkaamalla tapahtuman nimeä
  5. Varmista että syötekentässä on fokus ja aloita viivakoodilukijallasi läsnäolomerkintä

Jäsenilläsi tulee olla viivakoodillinen jäsenkortti, jotta voit suorittaa läsnäolomerkintää viivakoodilukijalla.

myClubista voit tulostaa valmiiksi viivakoodillisen oletusjäsenkortin jäsenille, klikkaamalla jäsentietueessa olevaa jäsenkortti-ikonia. Jäsen voi myös itse tulostaa myClubista oletusjäsenkortit itselleen  ”Omat tiedot”-sivulta klikkaamalla jäsenkortti-ikonia.


13. Olen luonut tapahtuman “Ilmoittautuminen jäsenrekisteriin 2012″, jotta uudet harjoittelijat voivat ilmoittautua seuran jäseniksi. Tämä kyseinen julkinen tapahtuma toimii vain sen päivän jolloin sen loin (eilen) ja tänään se ei enää näykkään julkisena tapahtumana eikä siten uudet harjoittelijat pääse ilmoittautumaan. Mikähän on pielessä?

myClubissa tapahtuma on sidottu aikaan ja paikkaan. Eli jos olet laittanut tapahtuman aloitusajaksi tämän päivän, niin viikkolistassa tapahtumaa ei enää näy huomenna (eikä tapahtumaan voi ilmoittautua, kun tapahtuma on jo alkanut). Voit korjata ongelmasi lisäämällä tapahtumaasi aloitusajaksi esim. 1.1.2012, lopetusajaksi 31.12.2012 ja määrittämällä "ilmoittautumisen loppumisajankohta" -kenttään esim. 31.12.2012. Nyt tapahtuma on voimassa koko vuoden ja tapahtuma näkyy tapahtumat-listalla.

Voit myös liitää tapahtuman rekisteröitymislinkin kotisivuillenne seuraavasti: Avaa kyseinen jäseneksihaku-tapahtuma ja kopioi sivun oikeasta laidasta "HTML-linkit"-kohdasta tapahtuman rekisteröitymislinkki ja laita tämä staattiseksi web-linkiksi seuranne web-sivuille. 

Alla esimerkki HTML-koodi

<a href="https://demo-seura.myclub.fi/groups/785/events/13220/register” target="_blank">ILMOITTAUTUMINEN SEURAN JÄSENREKISTERIIN 2012</a>


Sama css-tyyliteltynä 

<a href="https://demo-seura.myclub.fi/groups/785/events/13220/register” target="_blank" style="color:white; border: 1px solid #54544E;background:#0991A5;padding: 5px;font-size: 20px;margin: 5px;">ILMOITTAUTUMINEN SEURAN JÄSENREKISTERIIN 2012</a>


14. Kesän futiskoulujen mainokset ovat jo nettisivulla, voisiko sinne upottaa myös ilmoittautumislinkkiä tms että saisin henkilöiden tiedot suoraan myClubiin ja voisin saada sieltä suoraan tiedot laskutukseen?

Ilmoittautumislinkin sisällyttämisen seuran omille web-sivuille voi tehdä esimerkiksi seuraavasti 

  1. Valitse "Tapahtumat"-sivu ja aktivoi ryhmä, jota ilmoittautuminen koskee (esim. Leirit ja muut tapahtumat)
  2. Klikkaa "Uusi tapahtuma"-linkkiä
  3. määritä tapahtuman tiedot
    1. Tapahtuman nimi, paikka, ajankohta, kuvaus
    2. Klikkaa tapahtumarekisteröinti avoimeksi (julkinen /sisäinen)
    3. Määritä kuinka monta henkilöä mahtuu mukaan
    4. Määritä milloin ilmoittautuminen sulkeutuu (esim. viikkoa ennen leirin alkua)
    5. Klikaa "Jatka"-nappia
  4. Klikkaa juuri luodun tapahtuman sivulla kohdasta HTML-linkit->"Ilmoittaudu nyt"-linkkiä ja kopioi leikepöydälle esiin tuleva html-linkki.

Liitä kopioitu rekisteröintilinkki verkkosivuillesi HTML-linkiksi. 

Alla esimerkki HTML-koodi

<a href="https://demo-seura.myclub.fi/groups/785/events/13220/register” target="_blank">FUTISKOULU KESÄ 2012</a>


Sama css-tyyliteltynä 

<a href="https://demo-seura.myclub.fi/groups/785/events/13220/register” target="_blank" style="color:white; border: 1px solid #54544E;background:#0991A5;padding: 5px;font-size: 20px;margin: 5px;">FUTISKOULU KESÄ 2012</a>

Tarvitsetko vielä apua? Ota yhteyttä Ota yhteyttä