Jäsenen tallennus epäonnistuu - 'Nimi on jo käytössä'

Kun epäonnistut jäsentietojen tallentamisessa ja saat virheilmoituksen ' Nimi on jo käytössä',  kertoo yleensä siitä, että kyseinen henkilö on jo rekisteröity seuran myClub-järjestelmään ja yrität tehdä duplikaattia henkilöstä. myClub ei huoli saman seuran sisälle kahta täsmälleen saman nimistä henkilöä. Jäsenen käyttö- ja laskutushistoria keskittyy yhdelle myClub-käyttäjätilille koko jäsenhallinnan elinkaaren ajan. 

Mahdolliset duplikaattijäsenet aiheuttavat epäselvyyksiä tilastoinnissa, viestinnässä, laskutuksessa, käyttöoikeuksien hallinnassa ja jäsentietojen poistamisessa järjestelmästä henkilötietojen käsittelyn elinkaaren loppuessa.

Kun saat ' Nimi on jo käytössä'-virheilmoitus etkä voi tallettaa henkilön tietoja rekisteriin, tarkista ensin löytyykö henkilöltä jo myClub-käyttäjätili järjestelmästä. 

  1. mene 'Jäsenet > Hallinta'-sivulle ja valitse 'juuriryhmä' aktiiviseksi (toiminto vaatii riittävät käyttöoikeudet)
  2. kirjoita 'Haku'-kenttään henkilön sukunimi ja paina 'Enter'
  3. Jos henkilö löytyy, mutta ei ryhmässä jossa henkilöä kaipaisit, niin siirrä tai lisää henkilö haluttuun ryhmään. 
JOS et löydä henkilöä juuriryhmästä, niin aktivoi  juuriryhmä ja lisää suodatin ' Ei ryhmän jäsen'. Nyt näet kaikki henkilöt, jotka eivät kuulu yhteenkään ryhmään. Voit palauttaa ryhmistä poistetut jäsenet valitsemalla henkilöt jäsenlistasta ruksilla ja siirtämällä henkilöt takaisin haluttuun ryhmään. (käyttöoikeudet: Pääkäyttäjä)
Jos samassa seurassa on poikkeuksellisesti kaksi saman nimistä henkilöä, voit lisätä ' Etunimi'-kenttään esimerkiksi etunimen lisäksi vielä toisen nimen. Näin saat tallennettua jäsentiedot, eivätkä jäsenien nimien kanssa tule sekaannuksia järjestelmässä.

Huom! Vältä tekemästä 'duplikaatti'-jäsentilejä. Duplikaattitilit aiheuttava harrastajalle ja seuran toimihenkilöille turhaa lisävaivaa selvitettäessä epäselvyyksiä harrastajan laskutuksen, viestinnän, käyttöoikeuksien kanssa.

Vinkki: Kun henkilö halutaan lisätä useaan ryhmään, ei tule luoda uutta jäsentä jokaiseen ryhmään, vaan luodaan yksi jäsen ja lisätään henkilölle jäsenyys haluttuihin ryhmiin.

Tarvitsetko vielä apua? Ota yhteyttä Ota yhteyttä