Maksusuoritusten päivittäminen

Maksusuoritusten myClubiin päivittämiseen on kolme tapaa

  1. Pankkiyhteys-lisäpalvelu
  2. Saapuvat Viitemaksut -aineiston tiedostolataus
  3. Maksusuorituksen merkitseminen käsin
  4. Saatavien hallinta -lisäpalvelu

1. Pankkiyhteys-lisäpalvelu

Pankkiyhteys -lisäpalvelulla viitemaksusuoritukset päivitetään automaattisesti kerran päivässä seuran myClubiin. Pankin toimittamaan aineistoon tilataan kaikkien pankkitilien suoritukset yhdellä kertaa, jolloin kaikkien seuran rahastonhoitajien työtaakka kevenee kun maksusuorituksia ei tarvitse muistaa päivittää enää käsin (lomaakin voi rauhassa viettää) Laskut kuittaantuvat maksetuksi kerran päivässä ajanmukaisesti. Lue lisää  Pankkiyhteys -lisäpalvelusta.

Huom! Kun seura ottaa käyttöön uuden tilin, esimerkiksi uudelle perustettavalle joukkueelle, tulee muistaa pyytää pankkia sisällyttämään myös tämä tili pankkiaineistoon.


2. Saapuvat Viitemaksut -aineiston tiedostolataus

' Saapuvat viitemaksut' -aineiston avulla voidaan maksusuorituksia päivittää myClubiin helposti ja virheettömästi. Pankilta tilataan ' Saapuvat viitemaksut'-palvelu ja pankin tuottamaan aineistoon pyydetään kaikkien seuran pankkitilien suoritukset yhdellä kertaa. Näin yksi päärahastonhoitaja voi päivittää keskitetysti kaikkien ryhmien ja joukkueiden viitemaksusuoritukset yhdellä kertaa. Rahaston hoitaja lataa seuran verkkopankista viitemaksusuoritukset ensin koneelleen ja tämän jälkeen tallennettu tiedosto ladataan myClubiin seuraavasti:
  1. Mene 'Laskutus > Viitemaksut'-sivulle
  2. Klikkaa 'Saapuvat viitemaksut' -kohdassa 'Valitse tiedosto'-nappia ja valitse tallennettu viitemaksusuoritustiedosto
  3. Klikkaa 'Päivitä'-nappia
' Saapuvat viitemaksut' -aineiston lataus tulee tehdä säännöllisesti ja riittävän usein. Näin harrastajat voivat vahvistaa omien laskujensa maksut eivätkä toimihenkilöt saa turhia kyselyjä maksetuista mutta erääntyneistä laskuista. Viitemaksujen päivitysaikataulu on hyvä tiedottaa erikseen seuran jäsenille.
Yleisimmät syyt miksi laskut eivät ole päivittyneet on: Rahastonhoitaja on unohtanut, esimerkiksi lomaviikon johdosta, ottaa pankin aineistoon mukaan kaikki maksusuoritukset, harrastaja on maksanut väärällä viitteellä maksun tai harrastaja ei ole käyttänyt viitenumeroa lainkaan maksua maksaessaan. 


Video-ohje saapuvat viitemaksut -aineiston lataamisesta


3. Maksusuorituksen merkitseminen käsin

Jos seuralla ei ole ' Pankkiyhteys'-lisäpalvelua, 'Saapuvat Viitemaksut' -aineistoa käytössä tai harrastaja ei ole käyttänyt maksaessaan laskua laskun viitenumeroa, joudutaan maksusuoritus merkitsemään laskulle käsin. Maksusuoritus merkitään käsin seuraavasti:

  1. Mene 'Laskutus > Laskut'-välilehdelle ja valitse 'juuriryhmä' aktiiviseksi
  2. Etsi lasku: syötä hakukenttään laskun numero, viitenumero tai henkilön nimi, lisää suodattimeen 'Laskun tila' > 'Kaikki' ja aseta aikaväli kattamaan laskun kirjaus- tai eräpäivä.
  3. Klikkaa lasku muokkaustilaan ja kohdassa 'Maksusuoritukset', lisää tiliotteelta näkyvä maksupäivä, maksusuorituksen rahamäärä ja paina 'Tallenna'-painiketta

Jos syötät vahingossa väärän rahamäärän, voit korjata tämän kirjaamalla uuden maksusuorituksen vastaavalla negatiivisella summalla samalle maksupäivälle.

Älä päivitä käsin maksusuorituksia laskuille, jos seura päivittää viitemaksuja Pankkiyhteys-lisäpalvelulla tai 'Saapuvat viitemaksu' -aineistolla, etteivät maksut kirjaudu tuplana.


Video-ohje maksusuoritusten merkitsemisestä käsin

Tarvitsetko vielä apua? Ota yhteyttä Ota yhteyttä