Jäsenlaskun teko

Jäsenlaskutusta tehdään monella tapaa urheiluseuroissa. Nyrkkisääntönä on yleensä, mitä enemmän seuran hallitus on määritellyt poikkeuksia ja alennuksia jäsenmaksuihin, sitä enemmän toimihenkilöille koituu käsityötä. Olisi siis hyvä välttää monimutkaisia alennussääntöjä ja jäsenmaksumalleja, sillä lopputulos tarkoittaa yleensä enemmän käsityötä toimihenkilöille ja vähemmän rahaa seuralle.

Alla on kuvattu kolme esimerkkiä jäsenlaskutuksen hallinnoimisesta: 1. Yksi jäsenmaksuhinta kaikille, 2. Jäsenmaksuhinta eri nuorille ja aikuisille ja 3. Perhejäsenmaksu .


1. Yksi jäsenmaksuhinta kaikille (laskutusaika 30 sekuntia)

Alustavat toimenpiteet

  • Varmista että 'Asetukset > Laskutus > Laskutuskategoriat'-sivulla on 'Jäsenmaksut'-laskutuskategoria määritettynä
  • Varmista että 'Laskutus > Tuotteet'-sivulla on  'Jäsenmaksu vvvv'-tuote luotuna oikealla hinnalla ja linkitettynä 'Jäsenmaksut'-laskutuskategoriaan
  1. Mene 'Jäsenet > Hallinta'-sivulle ja aseta 'Juuriryhmä' aktiiviseksi
  2. Lisää suodatin 'Lasku', Ei laskua, Laskutuskategoria: 'Jäsenmaksut', Eräpäivä: '1.1.vvvvv' (kuluvan vuoden alku). Nyt näet kaikki jäsenet, jotka eivät ole saanut jäsenlaskua kuluvana vuonna.
    • Jos kaikille seurassa toimiville henkilöille ei lähetetä jäsenlaskuja, kuten toimihenkilöt tai yhteistyökumppanit, rajaa joukkoa lisäämällä tarvittavat suodattimet. Esimerkiksi lisää suodatin 'Jäsentaso': 'Pelaaja', 'Maalivahti', 'Ei määritetty'. Nyt jäsenlistalla näkyy henkilöt, jotka eivät ole saaneet vielä jäsenmaksua ja henkilöt ovat pelaajia, maalivahteja tai henkilöitä, joille ei ole 'Jäsentasoa' määritetty.
  3. Valitse henkilöt 'ruksilla' taulun vasemmasta sarakkeesta ja käytä taulun yläpuolelle aktivoituvaa toimintoa 'Luo lasku'
  4. Kirjoita avautuvaan 'Lasku'-näkymän 'Nimike'-kenttään muutama alkukirjain tuotteesta 'Jäsenmaksu vvvv', valitse oikea tuote valintalistalta, jolloin tuotteen maksutiedot täydentyvät automaattisesti laskuriville.
  5. Täydennä laskun muut tiedot kuten tilinumero, eräpäivä ja viesti.
  6. Klikkaa 'Tallenna'-painiketta, tarkista että laskuluonnostilassa olevat laskut ovat virheettömiä.
  7. Valitse julkaistavat laskut 'ruksilla' taulun vasemmasta sarakkeesta ja käytä taulun yläpuolelle aktivoituvaa toimintoa 'Julkaise'

Voit säännöllisesti, esimerkiksi kerran 3 kuukaudessa, suorittaa uudelleen yllä kuvatut suodatustoiminnot, jolloin saat helposti lähetettyä jäsenlaskut myös uusille kesken kauden seuran toimintaan tulleille henkilöille.


2. Jäsenmaksuhinta eri nuorille ja aikuisille (laskutusaika 1 minuutti)

Alustavat toimenpiteet

  • Varmista että 'Asetukset > Laskutus > Laskutuskategoriat'-sivulla on 'Jäsenmaksut'-laskutuskategoria määritettynä
  • Varmista että 'Laskutus > Tuotteet'-sivulla on  'Jäsenmaksu Nuoret 16-vuotiaat ja alle '-tuote luotuna oikealla hinnalla ja linkitettynä 'Jäsenmaksut'-laskutuskategoriaan
  • Varmista että 'Laskutus > Tuotteet'-sivulla on  'Jäsenmaksu Aikuiset yli 16-vuotiaat'-tuote luotuna oikealla hinnalla ja linkitettynä 'Jäsenmaksut'-laskutuskategoriaan
  • Nyt laskutus tehdään kahdessa vaiheessa: Ensin tehdään edullisempi jäsenmaksu 'Nuoret 16-vuotiaat ja alle' ja tämän jälkeen kalliimpi jäsenmaksu 'Aikuiset yli 16-vuotiaat'.
    ( Huom.  henkilöille, jotka eivät ole päivittäneet syntymäaikaansa tehdään oletusarvoisesti kalliimpi jäsenlasku)

Vaihe 1: 'Nuoret 16-vuotiaat ja alle' -jäsenlasku

  1. Mene 'Jäsenet > Hallinta'-sivulle ja aseta 'Juuriryhmä' aktiiviseksi
  2. Lisää suodatin 'Lasku', Ei laskuaLaskutuskategoria: 'Jäsenmaksut', Eräpäivä: '1.1.vvvvv' (kuluvan vuoden alku). Nyt näet kaikki jäsenet, jotka eivät ole saanut jäsenlaskua kuluvana vuonna.
    • Jos kaikille seurassa toimiville henkilöille ei lähetetä jäsenlaskuja, kuten toimihenkilöt tai yhteistyökumppanit, rajaa joukkoa lisäämällä tarvittavat suodattimet. Esimerkiksi lisää suodatin 'Jäsentaso': 'Pelaaja', 'Maalivahti', 'Ei määritetty'. Nyt jäsenlistalla näkyy henkilöt, jotka eivät ole saaneet vielä jäsenmaksua ja henkilöt ovat pelaajia, maalivahteja tai henkilöitä, joille ei ole 'Jäsentasoa' määritetty.
  3. Lisää suodatin 'Ikä': '0-16 vuotta'. Nyt näet kaikki 16 vuotiaat ja alle 16 vuotiaat jäsenet, jotka eivät ole saaneet jäsenlaskua kuluvana vuonna.
  4. Valitse henkilöt 'ruksilla' taulun vasemmasta sarakkeesta ja käytä taulun yläpuolelle aktivoituvaa toimintoa 'Luo lasku'
  5. Kirjoita avautuvaan 'Lasku'-näkymän 'Nimike'-kenttään muutama alkukirjain tuotteesta 'Jäsenmaksu Nuoret 16-vuotiaat ja alle', valitse oikea tuote valintalistalta, jolloin tuotteen maksutiedot täydentyvät automaattisesti laskuriville.
  6. Täydennä laskun muut tiedot kuten tilinumero, eräpäivä ja viesti.
  7. Klikkaa 'Tallenna'-painiketta, tarkista että laskuluonnostilassa olevat laskut ovat virheettömiä.
  8. Valitse julkaistavat laskut 'ruksilla' taulun vasemmasta sarakkeesta ja käytä taulun yläpuolelle aktivoituvaa toimintoa 'Julkaise'

Vaihe 2: 'Aikuiset yli 16-vuotiaat' -jäsenlasku

  1. Toista vaiheen 1: Kohdat 1 ja 2
  2. Koska Nuorten jäsenlaskut olet tehnyt jo Vaiheessa 1, suodattuu tauluun näkyviin vain 'Aikuiset-'jäsenmaksulla laskutettavat henkilöt (=Ilman jäsenlaskua olevat aikuiset yli 16-vuotiaat tai henkilöt, joilla ei ole määriteltynä syntymäaikaa)
  3. Valitse henkilöt 'ruksilla' taulun vasemmasta sarakkeesta ja käytä taulun yläpuolelle aktivoituvaa toimintoa 'Uusi lasku'
  4. Kirjoita avautuvaan 'Lasku'-näkymän 'Nimike'-kenttään muutama alkukirjain tuotteesta 'Jäsenmaksu Aikuiset yli 16-vuotiaat', valitse oikea tuote valintalistalta, jolloin tuotteen maksutiedot täydentyvät automaattisesti laskuriville.
  5. Toista vaiheen 1: Kohdat 6, 7, 8

Kun teet jäsensuodatuksia ' Jäsenet > Hallinta'-sivulla, kannattaa lisätä tauluun tärkeät sarakkeet näkyviin kuten 'Ikä' ja 'syntymäaika', hakutulosten silmämääräistä tarkastusta varten.



Video-ohje kahden eri hintaisen jäsenlaskun teosta - nuoret ja aikuiset.


3. Perhejäsenmaksu (laskutusaika 1 päivä)

Joissakin harvemmissa tapauksissa seurassa saattaa olla käytössä perhejäsenmaksumalli. Eli jos perheessä on perheenjäseniä useampia, maksaa perheen pää, könttänä alennettuun hintaan perhejäsenmaksun ja muut perheenjäsenet eivät saa erikseen laskuja. Yksittäisten henkilöiden osalta jäsenlaskutus menee normaalisti.

Alustavat toimenpiteet

  • Varmista että 'Asetukset > Laskutus > Laskutuskategoriat'-sivulla on 'Jäsenmaksut'-laskutuskategoria määritettynä
  • Varmista että 'Laskutus > Tuotteet'-sivulla on  'Jäsenmaksu vvvv'-tuote luotuna oikealla hinnalla ja linkitettynä 'Jäsenmaksut'-laskutuskategoriaan
  • Varmista että 'Laskutus > Tuotteet'-sivulla on  'Perhejäsenmaksu vvvv'-tuote luotuna oikealla hinnalla ja linkitettynä 'Jäsenmaksut'-laskutuskategoriaan
  • Varmista että 'Asetukset > Jäsenkentät > Lisäkentät'-sivulla on luotuna lisäkenttä 'Alennusryhmä', TyyppiValintalista - 'Perhejäsenmaksu', 'Ei jäsenmaksua (perhe)', 'Nähtävissä'
    Kenttä toimii laskutuksen ohjaustietona, jonka toimihenkilö asettaa ja jäsen näkee tämän tiedon omalla jäsensivullaan.
  • Varmista että toimihenkilö on asettanut aina enne laskutusta perhejäsenmaksun piirissä oleville jäsenkorttiin laskutuksen ohjaustiedon lisäkenttään 'Alennusryhmä'. Perheen päälle (=maksaja) asetetaan jäsenkorttiin arvo 'Perhejäsenmaksu' ja perheen muille jäsenille asetetaan arvoksi 'Ei jäsenmaksua (perhe)'
  • Laskutus tapahtuu kahdessa vaiheessa: Ensin laskutetaan tavalliset jäsenmaksut ja tämän jälkeen perhejäsenmaksut

Vaihe 1: Tavallinen jäsenmaksu

  1. Mene 'Jäsenet > Hallinta'-sivulle ja aseta 'Juuriryhmä' aktiiviseksi
  2. Lisää suodatin 'Lasku', Ei laskuaLaskutuskategoria: 'Jäsenmaksut', Eräpäivä: '1.1.vvvvv' (kuluvan vuoden alku). Nyt näet kaikki jäsenet, jotka eivät ole saanut jäsenlaskua kuluvana vuonna.
    • Jos kaikille seurassa toimiville henkilöille ei lähetetä jäsenlaskuja, kuten toimihenkilöt tai yhteistyökumppanit, rajaa joukkoa lisäämällä tarvittavat suodattimet. Esimerkiksi lisää suodatin 'Jäsentaso': 'Pelaaja', 'Maalivahti', 'Ei määritetty'. Nyt jäsenlistalla näkyy henkilöt, jotka eivät ole saaneet vielä jäsenmaksua ja henkilöt ovat pelaajia, maalivahteja tai henkilöitä, joille ei ole 'Jäsentasoa' määritetty.
  3. Lisää suodatin 'Alennusryhmä' > 'Arvo: Ei ole' > 'Perhejäsenmaksu', Ei jäsenmaksua (perhe)'. Nyt sinulla on näkyvissä kaikki henkilöt, joille tulee lähettää normaali jäsenlasku.
  4. Valitse henkilöt 'ruksilla' taulun vasemmasta sarakkeesta ja käytä taulun yläpuolelle aktivoituvaa toimintoa 'Luo lasku'
  5. Kirjoita avautuvaan 'Lasku'-näkymän 'Nimike'-kenttään muutama alkukirjain tuotteesta 'Jäsenmaksu vvvv', valitse oikea tuote valintalistalta, jolloin tuotteen maksutiedot täydentyvät automaattisesti laskuriville.
  6. Täydennä laskun muut tiedot kuten tilinumero, eräpäivä ja viesti.
  7. Klikkaa 'Tallenna'-painiketta ja tarkista että laskuluonnostilassa olevat laskut ovat virheettömiä.
  8. Valitse julkaistavat laskut 'ruksilla' taulun vasemmasta sarakkeesta ja käytä taulun yläpuolelle aktivoituvaa toimintoa 'Julkaise'

Vaihe 2: Perhejäsenmaksu

  1. Toista vaiheen 1: Kohdat 1 ja 2
  2. Lisää suodatin 'Valintalista', 'Alennusryhmä' > 'Sisältää arvot' > 'Perhejäsenmaksu'Nyt sinulla on näkyvissä kaikki henkilöt, joille tulee lähettää perhejäsenlasku.
  3. Valitse henkilöt 'ruksilla' taulun vasemmasta sarakkeesta ja käytä taulun yläpuolelle aktivoituvaa toimintoa 'Uusi lasku'
  4. Kirjoita avautuvaan 'Lasku'-näkymän 'Nimike'-kenttään muutama alkukirjain tuotteesta 'Jäsenmaksu Aikuiset yli 16-vuotiaat', valitse oikea tuote valintalistalta, jolloin tuotteen maksutiedot täydentyvät automaattisesti laskuriville.
  5. Toista vaiheen 1: Kohdat 6, 7, 8

Kun teet jäsensuodatuksia ' Jäsenet > Hallinta'-sivulla, kannattaa lisätä tauluun tärkeät sarakkeet näkyviin kuten 'Alennusryhmä' ja 'syntymäaika', hakutulosten silmämääräistä tarkastusta varten.

Tarvitsetko vielä apua? Ota yhteyttä Ota yhteyttä