Leiritapahtuman hallinta

Voit hallinnoida seuran järjestämät leiritapahtumat helposti myClubin tapahtumien avulla. Ilmoittautumisen leirille, leirilaskutuksen ja tiedoittamisen leiriä ennen, leirin aikana ja leirin jälkeen.

Tässä esimerkikissä teemme leiritapahtuman, jonne voi ilmoittautua sekä seuran jäsenet, että seuran ulkopuoliset. Tapahtumalaskutus tehdään automaattisesti ilmoittautumisen yhteydessä.


1. Leiritapahtuman luominen

Koska leiriin voi ilmoittautua sekä seuran ulkopuoliset että seuran jäsenet, kannattaa leiritapahtumia varten tehdä oma ryhmä, joka erottuu seuran varsinaisten jäsenien ryhmäpolusta. Näin seuran jäsenet ja vierailijat pysyvät helposti erillään seuran muusta jäsenlaskutuksesta.

Ryhmä hierarkia voi olla esimerkissä.

  1. Urheiluseura ry
    1. Varsinaiset jäsenet / Joukkueet
      • Pojat-03
      • Pojat-04
      • Pojat-05
      • ...
    2. Leiritoiminta 
  1. Mene 'Tapahtumat > Hallinta'-sivulle
  2. Valitse ryhmä 'Leiritoiminta' aktiiviseksi
  3. Klikkaa '+ Uusi tapahtuma'-linkkiä
  4. Syötä Leirin nimi ('Luisteluleiri 2006-2004 syntyneille'), tapahtumatyyppi, tapahtuman ajankohta ja kuvaukseen tai liitetiedostoon leirin ohjeistukset.
  5. Klikkaa välilehti 'Ilmoittautuminen ja näkyvyys' auki ja valitse
    1. ILMOITTAUTUMINEN: Avoin kaikille
    2. TAPAHTUMAN NÄKYVYYS: Näkyy kaikille
    3. SALLITUT ILMOITTAUTUMISVAIHTOEHDOT: Kyllä
    4. Jos leirille on rajattu määrä paikkoja, aseta max osallistujat sekä määritä onko jonotus mahdollista.
  6. Klikkaa välilehti 'Maksut' auki
    1. MAKSUTYYPPI: Lasku
    2. Lisää tapahtumaan ilmoittautumisessa saatava lasku, valinnaislaskurivit, maksuaika ja tilinumero. (Kun olet etukäteen tallentanut 'Laskutus > Tuotteet'-sivulla leirituotteen, niin saat laskun tiedot helposti laskuriville, kirjoittamalla muutaman kirjaimen laskurivin 'Nimike'-kenttään)
  7. Klikkaa 'Tallenna'-painiketta

Leiritapahtuma on nyt tallennettu ja ilmoittautuminen voi alkaa.


2. Leiritapahtumasta tiedottaminen

Avaa tapahtuman ' Perustiedot'-välilehti auki ja klikkaa 'Ilmoittautumislinkki > Kopioi linkki'. Kopioidun tapahtumailmoittautumislinkin voit liittää vaikka Facebook, sähkoposti tai verkkosivustomarkkinointiin, jolloin asiakkaiden on helppo ilmoittautua leirille.

Julkiset leiri-ilmoittautumistapahtumat voidaan myös upottaa seuran leiritoimintaverkkosivustoille myClub-julkaisujen avulla. Katso: Kuinka liitän tapahtumat verkkosivustoon

Voit myös helposti tiedottaa leiritapahtumasta seurasi jäseniä, avaamalla leiritapahtuman ja klikkaamalla ' Lähetä sähköpostina'-linkkiä. Valitse halutut vastaanottajat ja lähetä viesti.


3. Leiritapahtuman laskutus

Leirilaskutus on  asetettu tapahtuvaksi automaattisesti leiriläisen ilmoittautumisen yhteydessä. Jos automaattilaskutuksen ottaa pois päältä tapahtuman asetuksista, voidaan laskutus tehdä myös käsin suoraan tapahtumasta.


4. Viestintä leiriläisille

Kun leiriläiset ovat ilmoittautuneet tapahtumaan, onnistuu sähköposti- tai tekstiviestiviestintä helposti leiriläisille.

  1. Avaa leiritapahtuma
  2. Valitse ruksilla listalta osallistujat, joille viesti lähetetään
  3. Klikkaa 'Valitse toiminta'-linkkiä ja valitse 'Uusi sähköposti' tai 'Uusi SMS'
  4. Kirjoita viesti ja klikkaa 'Lähetä'-painiketta

5. Läsnäolomerkintä

Kannattaa merkitä leiriläisen läsnäolo ylös, silmällä pitäen laskutusta tai mahdollista laskun perintää ja myöhempää tilastointia ja viestintää varten. Merkitset läsnäolon klikkaamalla ' Läsnä'-sarakkeen painiketta osallistujan rivillä.



Video-ohje: Leiritapahtuman luominen ja liittäminen seuran verkkosivustoon


Video-ohje: Isä ilmoittaa lapset leirille


Video-ohje: Leiri-ilmoittautumisten hallinnointi

Tarvitsetko vielä apua? Ota yhteyttä Ota yhteyttä