Jäsenkentät

" Jäsenkentät"-näkymässä määrittelet yhdistyksesi jäsenrekisterissä käytettävät jäsenkentät ja jäsenkenttien käyttötilat. Jäsenkentät on käytettävissä kaikissa ryhmissä. Jäsenkenttiä ei määritellä ryhmäkohtaisesti ettei jäsenrekisteri ryvety eri ryhmien käyttötapojen johdosta. Käyttöönottoprojektin yhteydessä on hyvä miettiä kaikkien ryhmien ja jaoksien suurin yhteinen nimittäjä ja välttää keräämästä turhaa ja vaikeasti ylläpidettävää tietoa jäsenrekisterissä.

KÄYTTÖTILAT
Pakollinen Jäsenen on syötettävä kenttään arvo. Järjestelmää ei voi käyttää ennen
Lomakkeella Kenttä on täytettävissä rekisteröintilomakkeella ja jäsen voi halutessaan muokata kentän arvoa itse
Muokattavissa Jäsen voi halutessaan muokata kentän arvoa itse
Nähtävissä Jäsen näkee kentän arvon, mutta ei voi muokata sitä itse
Käytössä Vain seuran toimihenkilöt voivat muokata kentän arvoa. Jäsen ei näe kentän arvoa
Pois käytöstä Kenttä on pois käytöstä

Valitse jokaisen jäsenkentän käyttötila klikkaamalla saraketta jäsenkenttätaulussa.

Käytettäviä jäsenkenttiä ja jäsenkentän käyttötiloja voidaan helposti muuttaa myöhemmin jos seuran tarpeet muuttuvat.

JÄSENKENTÄT  
Etunimi Henkilön etunimi. Kenttä on aina pakollinen
Sukunimi Henkilön sukunimi. Kenttä on aina pakollinen
Sähköpostiosoite Henkilön sähköpostiosoite. Kenttä on aina pakollinen. Kentän sähkostiosoitteeseen voidaan tilata käyttäjätunnuksen ja salasanan vaihtolinkki.
Syntymäaika Päivämäärä kenttä. Kenttää ei voi poistaa käytöstä, sillä arvoa hyödynnetään jäsenraporteissa. Jäsenhakuja voidaan tehdä syntymäajan mukaisesti. (Suositus: Pakollinen)
Sukupuoli Mies / Nainen valinta. Kenttää ei voi poistaa käytöstä, sillä arvoa hyödynnetään jäsenraporteissa. Jäsenhakuja voidaan suorittaa sukupuolen mukaisesti. (Suositus: Pakollinen)
Matkapuhelin Kenttään hyväksytään vain matkapuhelinnumerosyöte. Hyödynnetään tekstiviestiviestintään (Suositus: Lomakkeella)
Postiosoite Postiosoite tulostuu .pdf laskulle (Suositus: Lomakkeella)
Postinumero Postinumero tulostuu .pdf laskulle. Jäsenhakuja voidaan suorittaa postinumeron mukaisesti. Hyödynnetään myös jäsenraporteissa. (Suositus: Lomakkeella)
Postitoimipaikka Postitoimipaikka tulostuu .pdf laskulle. Jäsenhakuja voidaan suorittaa postitoimipaikan mukaisesti. Hyödynnetään myös jäsenraporteissa. (Suositus: Lomakkeella)
Maa Maa tulostuu .pdf laskulle. (Suositus: Pois Käytöstä)
Paino Jäsenhakuja voidaan suorittaa painon mukaisesti (kg)
Pituus Jäsenhakuja voidaan suorittaa pituuden mukaisesti (cm)
Tasoitus (hcp) Jäsenhakuja voidaan suorittaa Golf-tasoituksen mukaisesti
#No. Jäsenhakuja voidaan suorittaa pelinumeron mukaisesti
Vaatekoko Tekstikenttä
Henkilötunnus Jäsenhakuja voidaan suorittaa henkilötunnusperustaisesti
Lisenssi-ID Esim. Sportti-ID, Pallo-ID. Jäsenhakuja voidaan suorittaa Lisenssi-ID:n perusteella
1. Huoltajan nimi Alaikäisen harrastajan huoltajan etunimi ja sukunimi (Suositus: Lomakkeella)
1. Huoltajan matkapuhelin Kenttään hyväksytään vain matkapuhelinnumerosyöte. Hyödynnetään tekstiviestiviestintään (Suositus: Lomakkeella)
1. Huoltajan sähköposti Kenttään hyväksytään vain sähköpostisyöte. Hyödynnetään sähköpostiviestintään. Sähköpostiosoite poistetaan automaattisesti myClubin toimesta, jos vastaanottava sähköpostipalvelin ilmoittaa että sähköpostiosoite ei ole käytössä (Suositus: Lomakkeella)
2. Huoltajan nimi Alaikäisen harrastajan huoltajan etunimi ja sukunimi (Suositus: Muokattavissa)
2. Huoltajan matkapuhelin Kenttään hyväksytään vain matkapuhelinnumerosyöte. Hyödynnetään tekstiviestiviestintään (Suositus: Muokattavissa)
2. Huoltajan sähköposti Kenttään hyväksytään vain sähköpostisyöte. Hyödynnetään sähköpostiviestintään. Sähköpostiosoite poistetaan automaattisesti myClubin toimesta, jos vastaanottava sähköpostipalvelin ilmoittaa että sähköpostiosoite ei ole käytössä (Suositus: Muokattavissa)
Aloittanut seurassa Päivämääräkenttä. Jäsenhakuja voidaan suorittaa tämän kentän mukaisesti.
Lopettanut seurassa Päivämääräkenttä. Jäsenhakuja voidaan suorittaa tämän kentän mukaisesti.
Valokuvaus-/Videointilupa Kyllä/Ei -kenttä. Jäsenhakuja voidaan suorittaa tämän kentän arvojen mukaisesti.
Muistiinpanot Tekstikenttä. Jäsenhakuja ei voida suorittaa tämän kentän arvoille
Laskutustieto (Poistuu käytöstä) Tekstikenttä, joka näkyy valittaessa lisäsarakkeena laskutuksen yhteydessä. Suositeltavaa on kuitenkin käyttää omia lisäkenttiä laskutuksen ohjaukseen. Lisäkenttien mukaan voidaan suorittaa jäsenhakuja ja lisäkentät saa myös laskutuksen yhteydessä lisäsarakkeiksi ohjaamaan laskuttajaa.
Lisätietoja järjestölleni Tekstikenttä
Kuva Henkilön kuva, joka näytetään ilmoittautumisissa, keskusteluissa ja jäsenkortilla. Kenttää ei voi asettaa käyttötiloihin 'Pakollinen' tai 'Lomakkeella' (Suositus: Muokattavissa)

Etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite-kenttä kuuluvat oletusarvoisesti jäsenkenttiin ja nämä ovat aina pakollisia kenttiä. Ilman etunimeä, sukunimeä ja sähköpostiosoitetta jäsen ei voi käyttää myClub-jäsentiliään. 

Jäsenkenttien ero lisäkenttiin on se, että jäsenkenttien nimikkeet on käännetty eri käyttökielille sekä niissä on mahdollista olla syötteen tarkistuksia.

Lisäkentät

Tarvittaessa voit määritellä myös lisäkenttiä yhdistyksesi jäsenrekisteriin ja valita kentille halutut käyttötilat.

LISÄKENTÄT  
Lyhyt teksti Jäsenhakuja voidaan suorittaa kentän arvoilla. 
Käyttöesimerkkejä:   Perheen jäsenet seurassa tai Tanssiparin nimi
Pitkä teksti Käyttöesimerkkejä: Vyökoehistoria, Suoritetut kurssit ja koulutukset, Tunnustuspalkinnot ja ansiomerkit
Numero Kokonaisluku jonka perusteella voidaan tehdä jäsenhakuja.
Käyttöesimerkkejä:  Pelipassin numeroBonus-pisteetEMIT-numeroAikidopassin numero
Desimaalinumero Desimaaliluku valittavissa 1-2 desimaalin tarkkuus. Jäsenhakuja voidaan tehdä kentän arvojen perusteella. 
Kyllä/Ei Jäsenhakuja voidaan tehdä kentän arvojen perusteella.
Käyttöesimerkkejä:  LehtitilausAuto käytettävissä kuljetuksiinSisaralennusSeuran jäsen
Päivämäärä Jäsenhakuja voidaan suorittaa kentän arvojen perusteella.
Käyttöesimerkkejä:  Maksusopimus päättyyToimitsijakortin viimeinen voimassaolopvm, Koiran syntymäaikaHarjoitteluaika päättyy
Valintalista Valintalistassa valittavissa yksi vaihtoehto. Jäsenhakuja voidaan suorittaa kentän arvojen perusteella.
Käyttöesimerkkejä:  Alennusryhmä, Kätisyys, Pelipaikka, Paidan koko, Koiran rotu, Koiran sukupuoli
Monivalita Valintalistassa valittavissa useampi vaihtoehto: Jäsenhakuja voidaan suorittaa kentän arvojen perusteella.
Käyttöesimerkkejä:  Toimitsija- ja tuomarikoulutukseniValmentajan koulutustasoLuovutetut varusteetEnsiapukoulutus

Lisäkentän luominen

Voit luoda lisäkentän seuraavasti:

  1. Mene "Asetukset->Jäsenkentät" -sivulle kohtaan 'Lisäkentät"
  2. Klikkaa "Uusi lisäkenttä"-linkkiä
  3. Määritä luotavan lisäkentän "Näyttöjärjestys", "Nimike", "Tyyppi" (sekä mahdolliset pyydettävät lisämääritykset), "Käyttötila" ja paina "Tallenna"-painiketta

Lisäkentän muokkaaminen

  1. Mene "Asetukset->Jäsenkentät" -sivulle kohtaan 'Lisäkentät"
  2. Klikkaa lisäkentän nimikettä ja muokkaa

Lisäkentän tyyppiä ei voi enää luomisen jälkeen muuttaa.

Lisäkenttätyyppien " Lista" ja "Monivalinta" valinta joukon arvoja ei tule muuttaa enää jälkeenpäin. Jos jäsenillä on arvoja käytössä jotka poistuvat ja muutuvat, niin arvot eivät enää täsmää listan arvojen eikä jäsenhakujen kanssa. Uusien listavalintojen lisäämien ei kuitenkaan aiheuta ongelmia.

Lisäkentän poistaminen

Mikäli lisäkentän arvo on tyhjä kaikilla jäsenrekisterin jäsentietueilla, voit klikata valitun lisäkenttärivin " Poista"-linkkiä poistaaksesi lisäkentän. Jos yhdelläkin jäsenrekiterin jäsentietueella on lisäkentälle määritetty arvo, et voi poistaa lisäkenttää. Tässä tapauksessa joko tyhjennä kaikkien jäsentietuiden lisäkenttä arvo tai klikkaa "Ei käytössä" käyttötila päälle kyseiselle lisäkentälle.

Lisäkentän lisääminen ja käyttötilan asetus

Henkilötietolaki

Jäsenkenttiä määritellessä pääkäyttäjän tulee huomioida henkilötietolain noudattaminen. (Voit tutustua henkilötietolakiin tarkemmin  täältä)

Arkaluonteisten tietojen käsittelykielto

Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely on kielletty. Arkaluonteisina tietoina pidetään henkilötietoja, jotka kuvaavat tai on tarkoitettu kuvaamaan:
  1. rotua tai etnistä alkuperää;
  2. henkilön yhteiskunnallista, poliittista tai uskonnollista vakaumusta tai ammattiliittoon kuulumista;
  3. rikollista tekoa, rangaistusta tai muuta rikoksen seuraamusta;
  4. henkilön terveydentilaa, sairautta tai vammaisuutta taikka häneen kohdistettuja hoitotoimenpiteitä tai niihin verrattavia toimia;
  5. henkilön seksuaalista suuntautumista tai käyttäytymistä; taikka
  6. henkilön sosiaalihuollon tarvetta tai hänen saamiaan sosiaalihuollon palveluja, tukitoimia ja muita sosiaalihuollon etuuksia.

Henkilötunnuksen käsittely

Henkilötunnusta saa käsitellä rekisteröidyn yksiselitteisesti antamalla suostumuksella tai, jos käsittelystä säädetään laissa. Lisäksi henkilötunnusta saa käsitellä, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää:

  1. laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi;
  2. rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi; tai
  3. historiallista tai tieteellistä tutkimusta taikka tilastointia varten.

Henkilötunnusta saa käsitellä luotonannossa tai saatavan perimisessä, vakuutus-, luottolaitos-, maksupalvelu-, vuokraus- ja lainaustoiminnassa, luottotietotoiminnassa, terveydenhuollossa, sosiaalihuollossa ja muun sosiaaliturvan toteuttamisessa tai virka-, työ- ja muita palvelussuhteita ja niihin liittyviä etuja koskevissa asioissa.

Rekisterinpitäjän on huolehdittava siitä, että henkilötunnusta ei merkitä tarpeettomasti henkilörekisterin perusteella tulostettuihin tai laadittuihin asiakirjoihin.

Henkilötunnusta ei myClubissa tulosteta laskuihin eikä käytetä laskujen viitenumeroissa. 
Henkilötunnus-kenttää tarvitaan urheiluseuroissa kun toimihenkilöt hankkivat jäsenien puolesta urheiluliiton vaatiman lajilisenssin tai vakuutuksen. Tällöin kyseessä on kohdan 2. mukainen toiminta. Henkilötunnuskenttää ei voi määritellä pakolliseksi. Kuitenkin jos seuralla on henkilötietolain mukainen peruste hyödyntää henkilötunnuskenttää ja perusteltu tarve määrittää kenttä pakolliseksi, ota yhteyttä tuki@myclub.fi

Laadi rekisteriseloste

Rekisterinpitäjän on laadittava henkilörekisteristä rekisteriseloste, josta ilmenee:

  1. rekisterinpitäjän ja tarvittaessa tämän edustajan nimi ja yhteystiedot;
  2. henkilötietojen käsittelyn tarkoitus;
  3. kuvaus rekisteröityjen ryhmästä tai ryhmistä ja näihin liittyvistä tiedoista tai tietoryhmistä;
  4. mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja siirretäänkö tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle; sekä
  5. kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista.

Rekisterinpitäjän on pidettävä rekisteriseloste jokaisen saatavilla. Lue lisää rekisteriselosteesta  täältä.

myClub-Palvelutarjoajalla oikeus purkaa palvelun käyttöoikeus tilanteissa, joissa ilmenee syytä epäillä että Palvelun tilaaja rikkoo henkilötietolakia.

Tarvitsetko vielä apua? Ota yhteyttä Ota yhteyttä