Ryhmät

Ryhmät näkymässä määritellään yhdistyksen ryhmät, joka on käytännössä seuran organisaatiorakenne. myClubin ryhmät ja ryhmien aliryhmät voidaan mieltää järjestön itsenäisiksi yksiköiksi (' kustannuspaikka', 'jaos', 'joukkue'), jotka ovat hierarkkisessa suhteessa toisiinsa. 

Ryhmiä hyödynnetään kun toimihenkilöille halutaan määritellä rajattuja käyttöoikeuksia omiin ryhmiin, joukkueisiin tai organisaatio-osiin. Esimerkiksi seuran kaikkien joukkueiden joukkueenjohtajille ja rahastonhoitajille voidaan myöntää rajattu käyttöoikeus oman joukkueen ryhmään, jolloin he voivat itsenäisesti hallinnoida oman joukkueensa tiedottamisen, laskutuksen ja tapahtumien hallinnan. Ryhmien avulla maksusuoritukset ja tapahtumatilastot jaotellaan myClubin toimesta automaattisesti ryhmä- tai joukkuekohtaisesti. Harrastajien (ryhmien tai joukkueiden jäsenien) jäsentiedotteet ja tapahtumat kohdentuvat myös automaattisesti määritetyn organisaatiorakenteen mukaisesti.

Jäsen voi kuulua useampaan ryhmään ja kuitenkin jäsen lasketaan jäsenrekisterissä vain yhtenä henkilönä. myClubin termeillä jäsenellä voi siis olla useampi jäsenyys eri ryhmiin.

Kun haluat käsitellä vain tiettyä ryhmäkokonaisuutta, valitse käyttöliittymän vasemman yläkulman ryhmänavigoinnista haluttu ryhmä. Näin näet vain valittuun ryhmään liittyvät asiat ja toimintosi kondentuvat ja tallentuvat oikeaan ryhmään. Kun luot laskun, tapahtuman tai tiedotteen, valitse ensin ryhmänavigoinnista haluttu ryhmä johon toiminto kohdentuu.

Ryhmien nimeäminen

Ryhmät kannattaa nimetä siten että ne kestävät aikaa. Eli ryhmän jäsenet pysyisivät mahdollisen pitkään saman nimisessä ryhmässä. Näin pääkäyttäjä säästyy käsintehtävästä vuosittaisesta ylläpitotyöstä, jossa jäsenet siirretään uuteen ryhmään tai ryhmät nimetään uudelleen.

Esimerkkejä
' Pojat 06' on parempi ryhmän nimi kuin 'E-juniorit', sillä joukkue pysyy vuosia samana ja pelaajien siirtämistä käsin ryhmään D-juniorit ei tarvitse tehdä seuraavana vuonna.
' Alkeiskurssi' on paremmin aikaa kestävä ryhmän nimi kuin 'Alkeiskurssi Juniorit 2016'. Alkeiskursseja saattaa olla useita eri paikoissa ja niitä on varmasti joka vuosi, jolloin on parempi tehdä ryhmä Alkeiskurssi ('kustannuspaikka'), johon luodaan tapahtumailmoittautuminen 'Alkeiskurssi 2016 juniorit'. Henkilön ilmoittautuessa tapahtumaan 'Alkeiskurssi Juniorit 2016', saa hän ryhmän 'Alkeiskurssi' jäsenyyden automaattisesti. Jäsenrekisteri tietää tämän jälkeen minkä ikäinen, mitä sukupuolta, minä vuonna ja missä paikassa henkilö on osallistunut alkeiskurssille. Ryhmiin kuuluvat tapahtumat ovat aikaan ja paikkaan sidottuja jatkuvasti muuttuvia 'mikroryhmiä' ja näiden perusteella saadaan helposti tehtyä joustavia jäsenhakuja kohdennettua laskutusta, tiedotusta ja raportointia varten halutuista ryhmistä ja vuosista. myClub-ryhmä ja ryhmän nimi olisi hyvä mieltää siis ns. 'kustannuspaikaksi', jonka nimi ei vaihdu vuosittain.
Esimerkki - organisaatio
  • Koripallo ry
    • Aikuiset
      • Miesten joukkue
      • Naisten joukkue
    • Juniorit
      • Pojat
        • Pojat 06
        • Pojat 07
      • Tytöt
        • Tytöt 06
        • Tytöt 07
    • Liikuntaleikkikoulut
      • Hattivatit
      • Teletapit
    • Hallitus
    • Yhteistyökumppanit

Miten jäsenet saavat ryhmän jäsenyyden?

Henkilö saa ryhmän jäsenyyden seuraavilla tavoilla

  1. Henkilö ilmoittautuu ryhmän tapahtumaan (automaattinen)
  2. Henkilö rekisteröityy suoraan ryhmään (automaattinen)
  3. Henkilö merkitään läsnäolleeksi ryhmän tapahtumaan (automaattinen)
  4. Henkilö valitaan "Jäsenet"-sivulta ja käytetään "Siirrä ryhmään"-toimintoa (manuaalinen)
  5. Aktivoidaan käyttöliittymästä haluttu ryhmä ja "Jäsenet"-sivulla käytetään "Lisää jäseniä ryhmään"- toimintoa (manuaalinen)

Juuriryhmä (pääryhmä)

Juuriryhmän (pääryhmä) alle luodaan seuran organisaatio eli aliryhmät. Juuriryhmässä voidaan määritellä muun muassa seuran kuvaus, joka näkyy sisäänkirjautumisnäkymässä ja seuran logo, joka tulostuu automaattisesti sähköpostiviesteihin, laskuihin ja jäsenkortteihin. Lisäksi pääryhmän muut asetukset toimivat oletusarvoina luotaville aliryhmille, joten alussa kannattaa säätää pääryhmän asetukset vastaamaan mahdollisen hyvin kaikkien aliryhmien tarpeita. Voit muuttaa pääryhmän asetuksia klikkaamalla ' Asetukset-> Ryhmät' -sivulla juuriryhmän aktiiviseksi ja klikkaamalla 'Muokkaa'-linkkiä.

Ryhmän luonti

  1. Mene 'Asetukset->Ryhmät'-sivulle
  2. Aktivoi ryhmä, jolle haluat tehdä aliryhmän
  3. Klikkaa 'Uusi aliryhmä'-linkkiä aseta kenttien arvot ja klikkaa 'Tallenna'-painiketta
Kenttä Kuvaus
Nimi Ryhmän nimi
Sähköpostiviestien lähetysosoite Ryhmän yleinen sähköpostiosoite, josta myClubista lähetetyt sähköpostiviestit tulevat ja johon vastaanottajat voivat vastata. Esimerkiksi: toimisto@[seura].fi, joukkue-03@[seura.fi]
Laskujen lähetysosoite Ryhmän laskujen lähetysosoite, josta myClubista lähetetyt laskut tulevat ja johon vastaanottajat voivat vastata. Esimerkiksi toimisto@[seura].fi, rahastonhoitaja@[seura].fi (jos kenttä tyhjä laskujen lähetysosoite on sama kuin sähköpostiviestien lähetysosoite)
Logo Ryhmän logo, joka tulostuu myClubista lähetettyihin sähköpostiviesteihin ja laskuihin sekä jäsenkorttiin. Jos logoa ei ole asetettu on logo oletusarvoisesti yläryhmän logo.
Kuvaus
Juuriryhmän kuvausteksti näkyy sisäänkirjautumisnäkymässä seuran kuvaustekstinä.
Käytössä olevat jäsentasot Ryhmän jäsenille valittavissa olevat jäsentasot
Jäsen voi itse erota ryhmästä
Kun valittu jäsen voi poistaa jäsenyyden kyseisestä ryhmästä itse omalta jäsensivultaan (' Omat Tiedot->Jäsenyydet'). Kun jäsen eroaa itse ryhmästä, lähtee tästä sähköposti-ilmoitus kyseisen ryhmän ja pääryhmän kentän 'Sähköpostiviestien lähetysosoite' sähköpostiosoitteeseen.
Näytä ryhmän nimi sähköposteissa Lähetettyihin sähköposteihin lisätään ryhmän nimi, kun asetus on valittuna  Asetus on suositeltavaa laittaa päälle joukkuelajeissa, jolloin perhe jolla on monta lasta eri joukkueissa näkee helposti heti minkä joukkueen viestinnästä on kyse.
Uudet jäsenet voivat liittyä itse ryhmään Kun kenttä on valittuna voivat uudet jäsenet rekisteröityä suoraan kyseiseen ryhmään. Rekisteröityminen avautuu sisäänkirjautumisnäkymään ja rekisteröityminen tapahtuu klikkaamalla linkkiä ' Rekisteröidy uudeksi jäseneksi' https://[seura].myclub.fi/flow/profile/new
Nykyiset jäsenet voivat liittyä itse ryhmään Kun kenttä on valittuna voivat jäsenet sisäänkirjautuneena liittyä suoraan kyseiseen ryhmään. Ryhmään liittyminen tapahtuu ' Omat Tiedot > Jäsenyydet' -sivulla klikkaamalla 'Liity ryhmiin'-linkkiä
Ryhmän jäsenet näkevät muiden ryhmän jäsenten yhteystiedot Yhteystiedot-ominaisuuden ollessa päällä harrastaja voi kätevästi ottaa yhteyttä tarpeen tullen ryhmän valmentajaan, ohjaajaan, harrastajaan tai harrastajan huoltajaan. 
Harrastaja voin määritellä yhteystiedot, jotka haluaa näyttää joukkueensa tai ryhmänsä jäsenille. Joukkueen tai ryhmän jäsenet ja henkilöiden itse määrittelemät yhteystiedot näytetään harrastajan Yhteystiedot -sivulla.

Voit asettaa jälkikäteen ryhmän kaikkien aliryhmien arvot vastaamaan valitun ryhmän kenttien arvoja. Valitse haluttu ryhmä aktiiviseksi ja klikkaa ' Muokkaa'-linkkiä. Aseta halutun kentän kohdalta valinta 'Aseta sama arvo myös aliryhmille' päälle ja klikkaa 'Tallenna'-painiketta.

Ryhmien uudelleen järjestäminen

Voit muuttaa organisaatiorakennetta klikkaamalla "Järjestele ryhmät"-linkkiä. Kun ryhmät dialogi avautuu, tartu halutusta ryhmästä kiinni klikkaamalla hiiren vasen painike pohjaan ja vetämällä ryhmä haluttuun kohtaan. Kun olet määritellyt ryhmähierarkian valmiiksi, klikkaa ' Tallenna'-painiketta.

Raahaa ryhmän nimeä ylöspäin tai alaspäin Muuta ryhmien järjestys ryhmävalinnassa. Ryhmävalinnassa kannattaa useimmiten käytetyt ryhmät olla yleensä ensimmäisinä.
Raahaa ryhmän nimeä oikealle Siirrä valittu ryhmä alemmalle tasolle hierarkiassa (ylemmän ryhmän aliryhmäksi)
Raahaa ryhmän nimeä vasemmalle Siirrä valittu ryhmä ylemmälle tasolle hierarkiassa

Ryhmien uudelleenjärjestäminen

Ryhmän poistaminen

Voit poistaa ryhmän seuraavasti.

  • Mene 'Asetukset->Ryhmät'-sivulle
  • Valitse poistettava ryhmä aktiiviseksi ja klikkaa 'Poista ryhmä'-linkkiä.
  • Valitset avautuvasta dialogista ryhmä johon poistettavaan ryhmään liittyvät viittaukset (tapahtumat, laskut, tiedotteet jne. ) siirretään talteen ja klikkaa 'OK'-painiketta

Käyttöoikeudet ryhmiin

Harrastajalla on automaattisesti rajattu käyttöoikeus ilmoittautua omiin tapahtumiin, päivittää omia jäsentietojaan, nähdä oman ryhmän tiedotteita, nähdä omat aktiivisuustilastot sekä omat laskut, jos hänellä on jäsenyys ryhmään ja ' sisäänkirjautuminen sallittu' -kenttä on päällä kyseisen henkilön jäsenkortissa.

Toimihenkilöille voidaan asettaa laajemmat käyttöoikeudet erikseen ryhmäkohtaisesti ' Asetukset->Roolit'-sivustolla.

Tarvitsetko vielä apua? Ota yhteyttä Ota yhteyttä