Joukkueen tai yhteistyökumppanin laskuttaminen

Seuratoiminnassa tehdään laskuja pääsääntöisesti jäsenille ja harrastajille, mutta joissain tapauksissa seuran on tarve lähettää laskuja myös yhteistyökumppaneille tai joukkueille. myClubissa ei asiakkaille ole toistaiseksi kuin ' Jäsen'-käsite, joten yhteistyökumppani- tai joukkuelaskutuksen voi hoitaa jäsentiliä soveltaen.

Tämä ohje on tarkoitettu seuran toimiston toimihenkilölle (pääkäyttäjä), joka vastaa seuran joukkueiden ja yhteistyökumppaneiden laskutuksesta.

Seuran organisaation määrittäminen

Kun seuran toimisto laskuttaa yhteistyökumppaneita tai joukkueita, kannattaa yhteistyökumppani- ja joukkuetilit tallentaa organisaatiorakenteessa omaan ryhmään. Näin varsinaiset jäsenet, joukkueet ja yhteistyökumppanit on helpompi hallita. ' Asetukset > Ryhmät' -sivulta organisaation voi rakentaa esimerkiksi seuraavasti:

Urheiluseura Ry

  • 1. Varsinaiset jäsenet (tai Joukkueet)
    • 1.1. Juniorit
      • 1.1.1 Pojat-06
      • ...
    • 1.2. Aikuiset
      • 1.2.1. Miehet
      • ....
  • 2. Joukkuelaskutus
  • 3. Yhteistyökumppanit
  • 4. Hallitus

Kun asetetaan  '1. Varsinaiset jäsenet (tai Joukkueet)' -ryhmä aktiiviseksi, nähdään kaikki harrastajat ja ' 2. Joukkuelaskutus', '3. Yhteistyökumppanit' ja '4. Hallitus' -ryhmät eivät sekoita jäsentilastoja.

Huom! Vain seuran myClub-pääkäyttäjä voi määrittää seuran organisaation

Jäsentasot yhteistyökumppaneille ja joukkueille

' Asetukset > Jäsentasot'-sivulta on hyvä lisätä omat jäsentasot yhteistyökumppaneille ja joukkueille, jotta järjestelmästä on helppo suodattaa ja erotella massoina jäsen-, yhteistyökumppani- tai joukkuetilejä. Joukkueita varten voi esimerkiksi lisätä Jäsentason ' Joukkuetili' ja yhteistyökumppaneille voi lisätä esimerkiksi jäsentason 'Yhteistyökumppani'.

Huom! Vain seuran myClub-pääkäyttäjä voi määrittää seuran jäsentasot


Joukkuelaskutus 

Kun seura laskuttaa joukkueita esimerkiksi kenttävuoroista voit tehdä seuraavasti.

A) Luo joukkueelle oma myClub-jäsentili

  1. Mene 'Jäsenet'-sivulle ja aktivoi 'Joukkuelaskutus'-ryhmä
  2. Luo uusi jäsentili joukkueelle klikkaamalla 'Uusi jäsen'-linkkiä

    Pojat-06 joukkue esimerkkinä:

    • Aseta jäsenkortissa 'Etunimi'-kenttään arvo 'Pojat-06' ja 'Sukunimi'-kenttään 'Joukkue'
    • Aseta jäsenkortin 1. sähköpostiosoitteeksi joukkueen rahastonhoitajan sähköpostiosoite
    • Aseta jäsenkortin 2. sähköpostiosoitteeksi joukkueenjohtajan sähköpostiosoite
    • Aseta jäsenkortin jäsentasoksi 'Joukkuetili', mahdollisia suodatustoimintoja varten
    • Aseta jäsenkortin kenttä 'Kirjautuminen sallittu' päälle, jos haluat että rahastonhoitaja voi kirjautua joukkuetilille tarkastamaan esimerkiksi laskuja
    • Tallenna jäsenkortin tiedot
  3. Tarkista 'Joukkue'-jäsenkortin 'Viestiasetuksista' että laskut toimitetaan haluttuihin sähköpostiosoitteisiin.

Oman ' Joukkue'-jäsentilin luominen on parempi vaihtoehto kuin tehdä joukkueen rahastonhoitajalle henkilökohtainen myClub-tili. Rahastonhoitajat saattavat vaihdella vuosittain, mutta joukkue toimii elinkaarensa alusta loppuun asti samana yksikkönä. Kun käytetään 'Joukkue'-jäsentiliä laskutuksessa, säilyy joukkueen laskutushistoria samalla jäsentilillä, eikä laskutustiedot siirry yksityishenkilöltä toiselle. Näin joukkuekohtaisten laskutusraporttien tekokin on helpompaa. Aina kun rahastonhoitaja tai joukkueenjohtaja vaihtuu, päivitetään vain 'Joukkue'-jäsentilin sähköpostiosoitteet, jotta laskut lähtevät oikeisiin osoitteisiin ja uusi rahastonhoitaja voi tarvittaessa asettaa oman salasanan joukkue-jäsentilille.

Kun sekä joukkueenjohtaja että rahastonhoitaja haluavat hallita ' joukkue'-jäsentililtä joukkueen laskuja, niin toimihenkilöt voivat asettaa salasanaksi yhteisen salasanan. Vastuunhenkilön maksettua joukkueen laskun, kannattaa maksajan merkitä 'joukkue'-jäsentilin 'Laskut > Avoimet' -sivulla 'Merkitse käsitellyksi'-napista lasku käsitellyksi. Näin molemmat vastuuhenkilöt tietävät, että lasku on laitettu maksuun eikä laskua tule vahingossa maksettua useampaan kertaan. 

B) Laskun luonti joukkueelle 'Jäsenet'-sivulta

  1. Mene 'Jäsenet'-sivulle ja aktivoi 'Joukkuelaskutus'-ryhmä
  2. Lisää suodatin 'Jäsentaso' ja valitse 'Joukkuetili' ja klikkaa 'Aseta'
  3. Valitse 'ruksittamalla' haluttu joukkue tai halutut joukkueet ja klikkaa taulukon yläpuolella löytyvää toimintoa 'Uusi lasku'
  4. Lisää laskulle halutut laskurivit ja laskun muut tiedot
  5. Julkaise lasku

C) Laskun luonti joukkueelle 'Laskut'-sivulta

  1. Mene 'Laskutus > Laskut'-sivulle ja aktivoi 'Joukkuelaskutus'-ryhmä
  2. Klikkaa 'Uusi lasku'-linkkiä
  3. Klikkaa 'Valitse jäsenet'-linkkiä
  4. Lisää suodatin 'Jäsentaso' ja valitse 'Joukkuetili' ja klikkaa 'Aseta'
  5. Valitse 'ruksittamalla' haluttu joukkue tai halutut joukkueet
  6. Lisää laskulle halutut laskurivit ja laskun muut tiedot
  7. Julkaise lasku

Yhteistyökumppanin laskutus

Kun seura laskuttaa yhteistyökumppaneita esimerkiksi sponsorointisopimuksista voit tehdä seuraavasti.

A) Luo yhteistyökumppanille oma myClub-jäsentili

  1. Mene 'Jäsenet'-sivulle ja aktivoi 'Yhteistyökumppanit'-ryhmä
  2. Luo uusi jäsentili yhteistyökumppanille klikkaamalla 'Uusi jäsen'-linkkiä

    Yritys X esimerkkinä:

    • Aseta 'Yritys/Yhteisö'-kenttään arvo 'Yritys X'
    • Aseta jäsenkortissa 'Etunimi'-kenttään arvo 'C/O yhteyshenkilön etunimi' ja 'Sukunimi'-kenttään 'yhteyshenkilön sukunimi'
    • Aseta jäsenkortin 1. sähköpostiosoitteeksi yhteyshenkilön sähköpostiosoite
    • Aseta jäsenkortin jäsentasoksi 'Yhteistyökumppani', mahdollisia suodatustoimintoja varten
    • Aseta jäsenkortin kenttä 'Kirjautuminen sallittu' pois päältä, jolloin yhteystyökumppani ei voi kirjautua jäsenpalveluun, eikä saa sähköposteissa sisäänheittolinkkejä jäsenpalveluun eikä viikkotiedotteita.
    • Tallenna jäsenkortin tiedot
  3. Tarkista 'Yhteistyökumppani'-jäsenkortin 'Viestiasetuksista', että laskut toimitetaan haluttuihin sähköpostiosoitteisiin.

' Yhteistyökumppani'-jäsentilin 'Etunimi'-kenttään kannattaa lisätä 'C/O' teksti etunimen eteen. Näin jäsenkortin tallentaminen onnistuu vaikka, kyseisellä kontaktihenkilöllä olisi jo oma henkilökohtainen myClub-jäsentili seuran järjestelmässä.

B) Laskun luonti yhteistyökumppanille 'Jäsenet'-sivulta

  1. Mene 'Jäsenet'-sivulle ja aktivoi 'Yhteistyökumppanit'-ryhmä
  2. Lisää suodatin 'Jäsentaso' ja valitse 'Yhteistyökumppani' ja klikkaa 'Aseta'
  3. Valitse 'ruksittamalla' haluttu yhteistyökumppani ja klikkaa taulukon yläpuolella löytyvää toimintoa 'Uusi lasku'
  4. Lisää laskulle halutut laskurivit ja laskun muut tiedot
  5. Julkaise lasku

C) Laskun luonti Yhteistyökumppanille 'Laskut'-sivulta

  1. Mene 'Laskutus > Laskut'-sivulle ja aktivoi 'Yhteistyökumppanit'-ryhmä
  2. Klikkaa 'Uusi lasku'-linkkiä
  3. Kirjoita 'Vastaanottajat'-hakukenttään yhteistyökumppanin nimestä muutamia kirjaimia ja valitse listasta oikea
  4. Lisää laskulle halutut laskurivit ja laskun muut tiedot
  5. Julkaise lasku

Tarvitsetko vielä apua? Ota yhteyttä Ota yhteyttä